Copleșit și suprasolicitat? Este timpul să vă simplificați gestionarea proiectelor cu Asana

Te-ai copleșit vreodată doar când te gândești la lansarea unui produs, la crearea unui program de semnătură, la organizarea unui eveniment sau la refacerea site-ului tău?

Te întrebi cum poți adăuga un alt lucru la lista ta de lucruri de făcut când farfuria ta este deja plină? Cum îți menții sănătatea mentală în timp ce ești manager de proiect, copywriter, editor video, organizator de evenimente, legătură media și creator de conținut simultan?

Să recunoaștem: planificarea și gestionarea proiectelor pot fi intimidante și stresante.

Dar puteți aborda aceste proiecte cu efect de pârghie ridicat – cele care vă vor duce cu adevărat afacerea la următorul nivel.

Trebuie doar să utilizați software-ul de management al proiectelor potrivit și să înțelegeți cum să împărțiți întregul proces în pași distincti, ușor de parcurs.

Astăzi vă împărtășesc cum puteți face asta Asana – unul dintre instrumentele mele preferate de management de proiect. De asemenea, vă prezint prin procesul de gestionare a proiectului dvs. cu ajutorul acestuia, astfel încât să puteți face tot ce aveți nevoie pentru a finaliza – fără a înnebuni.

Și dacă aveți deja un alt sistem de management al proiectelor, iată vestea bună: puteți utiliza aceeași abordare cu aproape orice software de management al proiectelor sau sarcinilor.

Prezentare de ansamblu super rapidă despre Asana

Înainte de a mă scufunda în modul în care Asana vă va salva sănătatea mintală și vă va oferi mai mult timp înapoi, să aruncăm o privire rapidă la modul în care funcționează de fapt Asana. (Dacă nu sunteți deloc familiarizat cu Asana, s-ar putea să vă fie util să aruncați o privire la această prezentare generală la nivel înalt.)

Asana afișează informații în trei panouride la un nivel mai larg de organizare (partea stângă) la unul mai specific (partea dreaptă).

Panoul din stânga vă arată o listă cu spațiile și proiectele dvs. de lucru. Tot aici poți accesa Sarcinile mele (lista sarcinilor care ți-au fost atribuite) și Mesaje primite (zona care arată ce s-a întâmplat în Asana de la ultima conectare). În partea stângă, puteți vedea și persoanele cărora le-ați împărtășit Asana.

Fă asta în Asana

  • Creați un nou proiect în Asana apăsând pe semnul „+” de lângă PROIECTE (în panoul din stânga) și dându-i un nume.
  • Codați-l cu culori și/sau adăugați-l la favorite, astfel încât să îl puteți găsi rapid mai târziu. Plasați cursorul peste numele proiectului. O săgeată mică va apărea în dreapta numelui proiectului. Faceți clic pe săgeată, apoi în meniul drop-down, selectați o culoare și/sau faceți clic Adauga la favorite pentru a crea o comandă rapidă și a fixa proiectul chiar sub imaginea avatarului.

Iată un videoclip rapid pentru a vă explica cum să faceți acest lucru.

Panoul din mijloc este dedicat listei de sarcini (sau calendarului, dacă alegeți acea vizualizare). Panoul din stânga rămâne întotdeauna același, dar panoul din mijloc afișează lucruri diferite, în funcție de ceea ce faceți clic în panoul din stânga. Aici veți vedea lista sarcinilor relevante referitoare la un anumit proiect sau rezultatele unei căutări.

Fă asta în Asana

Adăugați sarcini noi la un proiect tastând numele sarcinilor în panoul din mijloc și apăsând enter la sfârșitul fiecărei sarcini.

  • Creați un nume de categorie adăugând un semn de două puncte „:” la sfârșitul numelui sarcinii.
  • Nu vă faceți griji că aveți o listă perfect ordonată. Puteți enumera mai întâi sarcinile dvs. și apoi trageți și plasați-le în categoriile din care aparțin.

Panoul din dreapta este locul în care adăugați și vizualizați informații despre fiecare sarcină. Puteți să o atribui, să specificați o dată scadentă, să setați sarcina să se repete (dacă doriți), să includeți subsarcini, să adăugați o etichetă, să atașați documente justificative și multe altele.

Fă asta în Asana

  • Utilizați subsarcini pentru elementele care pot fi împărțite în pași mai mici. Împărțirea lucrurilor în pași mici facilitează integrarea pașilor individuali în programul tău zilnic.
  • Atribuiți sarcini și subsarcini părților responsabile, astfel încât lucrurile să nu treacă prin fisuri. Sarcinile nealocate nu vor apărea în listele de sarcini sau rapoarte decât dacă căutați în mod special elemente nealocate.
  • Când lucrați la un proiect cu membrii echipei, utilizați zona de comentarii pentru a avea conversații despre anumite sarcini. Obișnuiește-te să verifici în mod regulat Inbox-ul tău Asana pentru a vedea activitatea cu sarcinile pe care le urmărești (de exemplu, informații adăugate, comentarii făcute sau sarcini finalizate).

Aceasta este doar o prezentare generală la nivel înalt despre Asana. Mai târziu, în această postare, voi reveni la aceste caracteristici individuale. Veți vedea singur unde și cum pot fi folosite.

Acum, permiteți-mi să vă arăt cum puteți gestiona un proiect în Asana.

5 pași pentru finalizarea unui proiect

Pasul #1: Definiți proiectul și stabiliți termenul limită

Începeți prin a vă defini proiectul. Treceți dincolo de a-i oferi un nume. Fiți foarte clar despre ce încercați să faceți și de ce. Imaginează-ți rezultatul final.

Când definiți scopul real al unui proiect, este ca și cum ați aduce un telescop în focalizare. Lucrurile devin mai clare. Te simți plin de energie pentru a intra în acțiune. Mintea ta începe să zbârnească de idei.

A ști unde vrei să ajungi este la fel de important. Cum va arăta un rezultat de succes? Viziunea dvs. asupra unui rezultat de succes vă va ajuta să stabiliți liniile directoare de care aveți nevoie pentru a vă menține pe calea cea bună și pentru a vă ajuta să luați decizii inteligente pe parcurs.

Angajamentul pentru un termen limită poate fi inconfortabil, chiar înfricoșător, dar trebuie să declarați data de finalizare a proiectului pentru a face proiectul real.

Fă asta în Asana

  • Creați un nou proiect în Asana apăsând pe semnul „+” de lângă PROIECTE în panoul din stânga și dându-i un nume.
  • Adăugați o descriere a proiectului în Prezentare generală a proiectului
  • De asemenea, adăugați obiectivul final și termenul limită

Pasul 2: Determinați părțile în mișcare ale proiectului

Acum că știți care este proiectul dvs. și cum arată succesul, puteți începe să vă gândiți cum să descompuneți acel mare proiect în piese în mișcare care îl vor face să se întâmple.

În primul rând, gândiți-vă la toate sarcinile. Capturați-vă toate ideile despre ceea ce trebuie să se întâmple. Nu vă editați și nu vă faceți griji dacă ajungeți cu o listă lungă. Vom face editarea în scurt timp.

Vorbește despre lucruri cu altcineva – un prieten, partener, chiar și asistentul tău. Pe măsură ce vorbiți despre părțile în mișcare ale proiectului dvs., veți deveni mai clar ce trebuie să se întâmple.

Dacă nu știi cum să-ți duci la îndeplinire proiectul, găsește pe cineva care a făcut ceva asemănător și îți poate da câteva sfaturi.

Nu vă faceți griji dacă nu găsiți răspunsuri la toate întrebările dvs. În acest moment, faceți un brainstorming cât de mult puteți. Puteți oricând să vă rafinați lista mai târziu.

Fă asta în Asana

  • Enumerați sarcinile tastându-le în panoul de activități din mijloc. Tastați o sarcină, apăsați introduce pe tastatură, tastați o altă sarcină, apăsați introduceși așa mai departe.

În al doilea rând, organizează-ți sarcinile. Căutați categorii în care puteți pune sarcinile. Iată câteva modalități prin care vă puteți organiza sarcinile:

  • Etape cronologice (pre-eveniment, eveniment și post-eveniment)
  • Faze secvențiale (sondajează publicul, creați un produs, promovați-l, urmăriți)
  • Etape de finalizare (schiză, prima schiță, a doua schiță, tutoriale video, schiță finală, design grafic al produsului final)

Fă asta în Asana

  • Creați o categorie introducând numele acesteia în același spațiu pe care l-ați folosi în mod normal pentru a crea o sarcină. Urmează-l cu două puncte. Lovirea introduce face din acea expresie un antet sub care puteți grupa sarcini. Eliminarea colonului va transforma elementul înapoi într-o sarcină obișnuită. Puteți trage cu ușurință categoriile în cadrul proiectului.

În al treilea rând, trageți informații despre proiectul dvs. în Asana. Cel mai frustrant lucru atunci când începi să lucrezi la o sarcină este să petreci mai mult timp localând informații decât lucrând efectiv la sarcină. Un pic de lucru de pregătire la început vă va economisi o cantitate enormă de timp pe linie.

Fă asta în Asana

  • Completați partea de descriere a sarcinii cu note despre istorie, exemple și așteptări pentru această sarcină.
  • Adăugați materiale necesare pentru proiect dând link-uri către documente Google Drive sau Dropbox sau atașând documente la sarcină.
  • Utilizați semnul „@” pentru a face legătura cu alte sarcini relevante.

Pasul 3: Creați o cronologie și delegați

Bine. Acum știi ce este implicat în proiectul tău și cum vei realiza totul. Acum, este timpul să stabilim niște date limită și să delegeți munca.

Lucrați înapoi de la data limită a proiectului pentru a stabili date limită pentru sarcinile individuale și etapele de referință.

Decideți dacă veți avea alți oameni să vă ajute să realizați acest proiect. Pe măsură ce parcurgeți lista de sarcini, rețineți unde nu aveți abilitățile necesare. Apoi, decideți dacă doriți să învățați singur aceste abilități sau dacă veți angaja pe cineva care le posedă deja.

daca tu sunt lucrând cu ceilalți, executați termenele scadente de către aceștia pentru a vă asigura că le vor putea îndeplini.

Odată ce spun da, ajustați datele scadente (dacă este necesar) și atribuiți sarcinile. Antrenează-te să atribui fiecare sarcină, chiar și pe cele pe care intenționezi să le faci singur. Acest lucru este foarte important, deoarece sarcinile nealocate nu vor apărea în Sarcinile mele (sau ale membrului echipei dvs.) și pot cădea cu ușurință prin fisuri.

Fă asta în Asana

  • Atribuiți sarcina cuiva făcând clic pe silueta mică din partea stângă a numelui sarcinii (panoul din mijloc) sau în colțul din stânga sus al panoului cu detaliile sarcinii (panoul din dreapta).
  • Atribuiți mai multe elemente introducând sarcini în panoul din mijloc, selectând elementele pe care doriți să le atribuiți, făcând clic pe silueta mică a avatarului din stânga titlului sarcinii, tastând numele persoanei și apăsând introduce. Toate sarcinile selectate vor fi atribuite acelei persoane.
  • Atribuiți data limită pentru sarcină în panoul cu detaliile sarcinii (partea dreaptă) și faceți clic pe pictograma calendarului.

Pasul #4: Concepeți o structură pentru a vă menține responsabilitatea dvs. și a echipei

Nu lucrezi la proiectul tău în vid. De asemenea, conduceți o afacere, creșteți o familie, studiați sau chiar lucrați cu normă întreagă. Prin urmare, crearea unei structuri care să vă țină pe dumneavoastră și pe echipa dumneavoastră responsabili este crucială pentru succesul proiectului dumneavoastră.

Cel mai bun mod de a face acest lucru este să creați o listă de sarcini săptămânală – o listă de sarcini de bază care trebuie să se întâmple în fiecare săptămână. Acest program nu trebuie să fie strict, dar trebuie să existe.

Pentru a vă crea programul săptămânal, împărțiți documentul (sau bucata de hârtie) în 5 categorii, una pentru fiecare zi a săptămânii, cu excepția weekendurilor, și enumerați sarcinile de bază care trebuie să se întâmple în acele zile. Puteți include totul, de la scrierea postărilor pe blog și urmărirea potențialilor până la conducerea copiilor, la antrenamentele de fotbal și participarea la un curs de economie.

Asigurați-vă că în acel program săptămânal alocați timp pentru proiectul dvs. În funcție de disponibilitatea dvs. și de data limită a proiectului, lista de sarcini săptămânală ar trebui să aibă 3-5 articole legate de proiect. Dacă te poți mișca mai repede, grozav! Dar începe încet. A-ți face ritmul pare cel mai puțin atrăgător sfat. Dar crede-mă, vei deveni de fapt mai productiv și te vei simți mai bine.

Obișnuiți-vă să vă încheiați (sau să începeți) săptămâna cu o revizuire săptămânală, în care examinați ceea ce s-a realizat în timpul săptămânii, realocați termene limită pentru articolele care nu au fost finalizate și înregistrați articolele care nu au ajuns niciodată pe listă. La sfârșitul revizuirii săptămânale, uitați-vă la sarcinile viitoare pentru proiect, evaluați restul volumului de muncă și, dacă este necesar, faceți orice ajustări.

Întâlnirile strategice ca aceasta vă ajută te simți întemeiat și în control.

Fă asta în Asana

Creați un șablon pentru lista de sarcini săptămânală urmând acești pași:

  • Faceți clic pe semnul „+” de lângă PROIECTE. Numiți proiectul așa cum ar fi șablon pentru listă de activități săptămânale.
  • Adăugați sarcini care se repetă săptămânal în secțiunea din mijloc. Dacă adăugați două puncte după numele unui element în panoul de activități din mijloc, Asana îl va transforma într-o categorie nouă (cum ar fi Priorități principale sau luni). Dacă nu puneți două puncte, elementul va deveni o sarcină.
  • Creați o listă de activități săptămânale pentru săptămâna următoare la sfârșitul fiecărei revizuiri săptămânale prin copierea șablonului și adăugând intervalul de date pentru săptămâna următoare în titlul proiectului. Pentru a face o copie a proiectului, faceți clic pe săgeata mică din colțul din dreapta sus al panoului din mijloc și selectați Utilizați ca șablon (Copiați proiectul) opțiunea din meniul derulant.

Dacă lucrezi singur la un proiect, găsește-ți un prieten cu care să te informezi în mod regulat. A avea pe cineva care să te țină la răspundere va crește drastic probabilitatea ca proiectul tău să se întâmple până la data limită definită. De fapt, va crește drastic probabilitatea ca proiectul dvs. să se întâmple, punct. 🙂

Lucrul la un proiect cu o echipă adaugă un nivel de complexitate gestionării proiectului. Asigurați-vă că țineți evidența sarcinilor pentru care sunt responsabili și vă întâlniți cu ei în mod regulat.

Pasul 5: Planifică pentru succes

Indiferent cât de încântat ești de proiectul tău la început, trebuie să fii pregătit pentru momentul în care entuziasmul tău dispare, pe măsură ce începi să scapi de lista de sarcini. Aceasta este va deveni greu. De aceea, este esențial să te pregătești pentru succes încă de la început.

Iată câteva sugestii pentru construirea impulsului:

  • Stabiliți obiective intermediare clare sau repere și recunoașteți atingerea fiecăruia dintre ele. Cu cât orizonturile obiectivelor tale sunt mai scurte, cu atât îți va fi mai ușor să menții impulsul.
  • Setează un marcator de proiect pentru tine și echipa ta la aproximativ 2/3 de marcaj. Știind că linia de sosire este atât de aproape, îți va accelera progresul și crește-ți productivitatea.
  • Oferă-ți un avans perceput prin construirea progresului în obiectivele tale. Listarea sarcinilor „evidente” și bifarea imediată a acestora de pe listă vă va da un sentiment de realizare și te propulsează înainte.
  • Dacă vă aflați într-o fundătură în timp ce lucrați la proiectul dvs. sau vă dați seama că nu sunteți sigur cum să abordați un element din lista de sarcini, concentrați-vă pe a afla care este următorul pas logic – chiar dacă este doar sunând sau trimițând cuiva prin e-mail să întrebe.
  • Încetează să-ți mai spui că ești inconsecvent, neorganizat sau prost în a-ți da curs. Fii drăguț cu tine însuți. Nu da prea multa energie gandurilor tale negative. Concentrați-vă pe rezultatele pozitive. Amintește-ți de situațiile în care ai făcut ca lucrurile să se întâmple. Discută cu un prieten care crede în tine, indiferent de obstacolele cu care te confrunți în prezent.

Management de proiect poate sa fii intimidant, fără îndoială. Dar dacă te bazezi pe strategiile de mai sus și pe planul de succes, intimidarea se va domoli și vei vedea că planul tău nu este altceva decât o busolă care să te țină pe drumul cel bun.

Inapoi la tine

Ai un proiect în minte? Vrei să o faci în sfârșit să se întâmple? Folosiți instrucțiunile mele de mai sus pentru a:

  1. Creați-vă proiectul în Asana.
  2. Completați partea de descriere.
  3. Atribuiți data scadentă și
  4. În panoul din mijloc, enumerați câte sarcini vă puteți gândi pentru a realiza proiectul. În cele din urmă,
  5. Distribuie o captură de ecran a proiectului în comentariile de mai jos până la 1 aprilieSf

Voi alege o persoană la întâmplare din comentarii și voi trimite o copie gratuită a ghidului meu Asana pentru afaceri mici.

Echipa de Promovare UTOPIAN (@PromovareCuDavid ) ofera servicii de cresterea afacerilor, cresterea firmelor din Romania si nu numai prin realizarea de servicii la comanda, de la automatizari premium pentru procese repetitive, la crearea de siteuri web SI CRESTEREA LOR pe termen lung, ca sa ajungeti la cat mai multi oameni. Puteti folosi pagina noastra de SERVICII si pagina de CONTACT pentru detalii.

Lasa un comentariu