Cum să utilizați noul instrument de șablon genAI în Foi de calcul Google

Aveți nevoie de idei sau de motivație care să vă ajute să creați o foaie de calcul în Foi de calcul Google? Puteți răsfoiți prin șabloane care sunt incluse în această aplicație de birou și selectați una pentru a personaliza. Dar o opțiune mai intrigantă este utilizarea unui nou instrument AI generativ în Foi de calcul, numit Ajută-mă să mă organizezpentru a genera un șablon care este mai adaptat pentru dvs.

Help Me Organize este conceput în principal pentru a crea șabloane pentru managementul proiectelor. Dar îl puteți tachina pentru a crea șabloane care includ unele formule și tabele care pot fi folosite pentru a crea diagrame. Acest ghid explică cum să utilizați Help Me Organize și oferă sfaturi pentru a obține cele mai bune rezultate.

Duet AI: setul de instrumente AI generativ pentru Google Workspace

Mai întâi, să trecem peste modul în care Help Me Organize se încadrează în tehnologia genAI pentru Google Workspace, care se numește Duet AI. Acestea sunt instrumente AI din aplicațiile Workspace care vă pot ajuta să creați conținut pentru fluxul dvs. de lucru.

În Gmail și Google Docs: Help Me Write sugerează propoziții bazate pe un subiect despre care doriți să scrieți, cu instrumente suplimentare care vă pot extinde, parafraza sau scurta formularea. (Consultați „Cum să utilizați noul instrument de scriere AI în Google Docs și Gmail” pentru detalii.)

În Google Slides: Indiferent de motiv, Google oferă un instrument de generare de imagini AI pentru Workspace numai în această aplicație de prezentare. Help Me Visualize evocă imagini pe baza unei scurte descriere pe care o scrii (denumită „prompt”). Rezultatul poate fi inserat pe diapozitive.

În Foi de calcul Google: Pe baza solicitării dvs., instrumentul Help Me Organize generează un tabel cu titluri, text substituent și posibile formule în celulele sale pe care apoi le puteți ajusta la nevoile dvs.

Cine poate folosi Duet AI în Google Workspace

În momentul scrierii acestui articol, Duet AI este disponibil numai pentru clienții plătitori Workspace, nu pentru utilizatorii care folosesc aplicațiile Google printr-un cont Gmail gratuit.

Dacă nu aveți un cont Workspace, totuși, puteți înscrieți-vă pentru a solicita acces la Workspace Labs. Acesta este programul beta al Google în care puteți încerca noi funcții pentru Workspace (inclusiv instrumentele Duet AI); sunteți de acord ca experiența dvs. să fie folosită pentru a ajuta dezvoltarea lor. (Din păcate, perioada de timp pe care va trebui să așteptați înainte de a fi acceptat în Workspace Labs este imprevizibilă și aparent aleatorie, pe baza experiențelor noastre în utilizarea mai multor conturi Gmail pentru a solicita acces.)

Cum să accesez Ajută-mă să organizez în Foi de calcul Google

Accesați Help Me Organize dintr-o foaie de calcul pe care ați deschis-o în Foi de calcul Google. Google spune că instrumentul va putea „în curând” să analizeze și să organizeze datele existente într-o foaie de calcul, dar în prezent creează șabloane doar cu date mostre.

Deci, deocamdată, cel mai bine este să utilizați Help Me Organize pe o foaie de calcul nouă, goală sau pe o foaie nouă dintr-o foaie de calcul existentă. Puteți adăuga o foaie nouă la o foaie de calcul făcând clic pe semnul + care se află în colțul din stânga jos al foii de calcul deschise.

În bara de meniu din partea de sus a foii de calcul, faceți clic Introduce și selectați Ajută-mă să mă organizez în partea de jos a meniului care se deschide. Panoul „Ajută-mă să organizez” se va deschide în partea dreaptă a paginii. O casetă mare de intrare pe panou vă invită să scrieți o solicitare în interiorul acesteia. Acesta parcurge câteva exemple menite să vă arate cum puteți formula solicitări.

google sheets helpmeorg 01 exemple de solicitări Howard Wen / IDG

Când deschideți panoul „Ajută-mă să organizez”, caseta de introducere a acestuia afișează exemple de solicitări. (Faceți clic pe imagine pentru ao mări.)

Cum să utilizați Help Me Organize

Faceți clic în interiorul casetei de introducere din panoul „Ajută-mă să organizez”, introduceți o descriere a tipului de șablon pe care doriți să îl genereze Duet AI și faceți clic pe Crea.

google sheets helpmeorg 02 tip prompt Howard Wen / IDG

Introduceți o solicitare în caseta din panoul „Ajută-mă să organizez” și dați clic Crea.

În funcție de complexitatea solicitării dvs., AI poate dura câteva secunde pentru a genera un șablon pe măsură ce „gândește” – dar este posibil să nu poată genera nimic. Dacă nu reușește, încercați să introduceți din nou descrierea, dar folosiți mai puține cuvinte.

google sheets helpmeorg 03 generare Howard Wen / IDG

Duet AI poate „gândi” pentru un timp, deoarece generează un șablon. (Faceți clic pe imagine pentru ao mări.)

Cum să inserați un șablon generat de Duet AI

Dacă Duet AI vine cu un rezultat, șablonul va apărea peste foaia de calcul. Va începe din celula din stânga sus, cu coloanele și rândurile șablonului răspândite de aici.

google sheets helpmeorg 04 șablon de itinerar generat Howard Wen / IDG

Examinați șablonul Duet AI generat, apoi introduceți-l în foaia de calcul sau începeți de la capăt. (Faceți clic pe imagine pentru ao mări.)

Puteți parcurge șablonul pentru a vedea ce părere aveți despre el. Rețineți că ar trebui să luați în considerare întotdeauna ceea ce Duet AI generează ca o schiță brută pe care va trebui să o modificați pentru a o face mai potrivită pentru utilizarea dvs. (cum ar fi înlocuirea textului substituent și examinarea și modificarea oricăror formule). Este un șablon, până la urmă.

Derulați până în partea de jos a șablonului – veți găsi o mică bară de instrumente atașată acestuia. Dacă vă place acest șablon, faceți clic Introduce. Va fi apoi inserat în foaia de calcul.

Dacă nu, faceți clic pe X. Șablonul va fi eliminat din foaia de calcul. Puteți încerca să scrieți o altă solicitare în panoul „Ajută-mă să organizez”. Rețineți că, dacă creați un șablon nou, nu vă puteți întoarce la versiunea anterioară.

Opțional, puteți evalua dacă vă place sau nu acest șablon făcând clic pe pictograma „Degetul mare în sus” sau „Degetul mare în jos”. Feedbackul dvs. este folosit pentru a ajuta la instruirea Duet AI pentru a produce rezultate pe viitor care ar putea fi mai preferabile altor utilizatori ai Help Me Organize.

După ce ați inserat un șablon în foaia de calcul, îl puteți modifica după cum doriți: schimbați numele titlurilor, adăugați rânduri sau coloane, ajustați formulele, introduceți date reale și așa mai departe.

Cum să scriu o solicitare în Help Me Organize

Nu sunteți sigur cum să scrieți o solicitare? Ai nevoie de inspirație? Iată câteva sfaturi generale care pot obține șabloane utile din Duet AI:

1. Mai întâi, descrieți un anumit proiect pe care doriți să îl urmăriți.

Exemple:

  • defalcare bugetară
  • itinerar de călătorie de afaceri
  • programul de salarizare

2. Descrieți sau denumiți în mod specific titlurile pe care ați dori să le vedeți în șablon.

Exemple:

  • Defalcare bugetară care include în următoarea ordine: venituri, chirie, utilități, internet, cheltuieli
  • itinerar de călătorie de afaceri cu secțiuni pentru călătorie la aeroport, companie aeriană, numărul zborului, hotel și așa mai departe
  • programul de salarizare pentru angajații pe nume Mike, Pedro, Shawna și Tasha
Google sheets helpmeorg 05 prompt cu detalii Howard Wen / IDG

Includerea detaliilor într-un prompt va ajuta Duet AI să genereze un șablon mai bun. (Faceți clic pe imagine pentru ao mări.)

3. Folosiți numere și formule matematice.

Exemple:

  • un tabel care prezintă 12 luni cu 3 categorii pe lună
  • programul de salarizare care este lunar pe parcursul unui an
  • un tabel care calculează dobânda compusă la 3,5% pe 3 ani
google sheets helpmeorg 06 prompt cu calcule Howard Wen / IDG

Duet AI poate crea un șablon care include formule. (Faceți clic pe imagine pentru ao mări.)

4. Descrieți liste derulante, liste, liste de sarcini sau sarcini de făcut.

Exemple:

  • un meniu derulant cu selecții care includ greacă, japoneză, italiană pentru un prânz de afaceri
  • un instrument de urmărire a proiectelor cu liste de sarcini atribuite oamenilor
  • o listă de lucruri de făcut pentru înscrierea unui nou angajat
google sheets helpmeorg 07 a generat liste derulante pentru toate sarcinile Howard Wen / IDG

O listă de activități generată cu meniuri derulante de stare. (Faceți clic pe imagine pentru ao mări.)

(Pentru mai multe despre lucrul cu meniurile derulante, consultați „Sfaturi de putere pentru Foi de calcul Google: Cum să utilizați listele drop-down.”)

5. Descrieți o diagramă.

Duet AI nu poate genera diagrame direct, dar îi puteți solicita să creeze un șablon (tabel) din care puteți extrage apoi o diagramă. Exemple:

  • o diagramă cu bare cu 9 etichete
  • un grafic cu linii cu 4 categorii
  • o diagramă circulară care prezintă 3 categorii
google sheets helpmeorg 08 șablon de prompt pentru diagramă Howard Wen / IDG

Descrieți o diagramă pe care doriți să o creați. (Faceți clic pe imagine pentru ao mări.)

Introduceți șablonul generat în foaia de calcul.

Apoi, selectați șablonul făcând clic pe celula din cea mai din stânga sus.

Apoi, în bara de meniu de deasupra foii de calcul, faceți clic Inserare > Diagramă. În mod implicit, va fi generată o diagramă circulară. Panoul „Editor de diagrame” se va deschide, de asemenea, în partea dreaptă a paginii, astfel încât să puteți schimba diagrama circulară cu un alt tip sau să-i faceți alte ajustări.

Google sheets helpmeorg 09 diagramă circulară inserată Howard Wen / IDG

O diagramă circulară bazată pe un șablon Duet AI generat dintr-o solicitare. (Faceți clic pe imagine pentru ao mări.)

6. Nu-ți fie teamă să descrii ceva complicat.

Exemple:

  • un buget pentru cel puțin 12 departamente din biroul meu pentru un an și să atribuie supravegherea angajaților
  • un manager de proiect pentru 8 agenți de vânzări care trebuie să vândă scoici în cele mai mari 10 orașe din Vestul Mijlociu al SUA, cu un termen limită în aprilie
  • un program săptămânal de lucru al angajaților restaurantului pentru 10 angajați din bucătăria din spatele casei și 6 angajați din fața casei pe parcursul a 4 săptămâni
google sheets helpmeorg 10 program de angajați generat Howard Wen / IDG

Duet AI poate gestiona adesea solicitări complicate. (Faceți clic pe imagine pentru ao mări.)

Amintiți-vă că cel mai bun mod de a folosi Help Me Organize (sau orice instrument AI generativ) este să experimentați și să vă jucați cu formularea solicitărilor dvs. Nu știi niciodată – Duet AI te poate surprinde cu un rezultat care este mai bun sau mai util decât ceea ce ți-ai imaginat inițial.

În concluzie

Țineți cont de aceste sfaturi pentru a scrie instrucțiuni care vor declanșa Duet AI pentru a vă oferi cele mai bune (sau cel puțin mai interesante) rezultate în Help Me Organize:

  • Definiți exact pentru ce doriți să utilizați șablonul. Cum l-ai descrie în trei cuvinte?
  • Folosiți titluri sau numere (cum ar fi date sau formule matematice). Acestea pot implica coloane și rânduri în șablon.
  • Dacă doriți ca șablonul să aibă un meniu vertical sau alt tip de listă, descrieți-l.
  • Utilizați Duet AI pentru a genera un tabel din care puteți extrage apoi o diagramă.
  • În cele din urmă, nu vă fie teamă să experimentați – chiar dacă solicitarea dvs. sună complicată.

Ca și în cazul întregului conținut generat de inteligență artificială, șabloanele create cu Help Me Organize nu ar trebui să fie niciodată văzute ca finale – dar vă pot oferi un avans mare pentru tot felul de sarcini legate de foile de calcul, de la configurarea de programe complexe la crearea de diagrame până la realizarea calcule orientate pe timp.

Legate de: Cum să utilizați Foi de calcul Google pentru managementul proiectelor

Drepturi de autor Cititi mai multe informatii interesante mai jos!


Va invit sa cititi si articolele de mai jos pe langa acestea care sunt cele mai recente

Lasa un comentariu