Ghidul suprem pentru crearea manualelor de instruire pentru a vă supraîncărca afacerea

Manual de citireAceastă postare este un finalist în Concursul nostru Ultimate Guides. Arată-ți sprijinul pentru acest lucru sau pentru oricare dintre finaliști, comentând, partajând și participând la conversație!

Ai o afacere. Ai un site. Tu blog. Tu promovezi. Tu răspunzi. Încercați toate sugestiile despre care citiți pentru a vă dezvolta afacerea. Ai tot felul de metode și proceduri.

În cele din urmă, iei un ritm în jos și găsești anumite lucruri care funcționează. Deci, firesc, vrei să le repeți.

Așa că vă așezați și începeți să încercați să vă amintiți ce ați făcut și care a funcționat. A existat o anumită metodă pe care ai avut-o pentru a-i convinge pe oameni să-ți distribuie cea mai recentă postare. Oh, care au fost pașii?

Sau, ai avut o procedură pas cu pas pe care ai folosit-o cu câțiva clienți, care a produs rezultate uimitoare. Așa că încercați să repetați acest proces cu noii clienți. Dacă ți-ai putea aminti ce le-ai spus clienților tăi foștilor să facă!

Ai avut o parte a procedurii în fișierele computerului tău… unde sunt acestea? Și unde sunt notele pe care le-ai luat când ai ajutat clientul tău anterior?

Petreci mai mult timp încercând să-ți amintești ce a funcționat cu sarcinile anterioare decât faci cu orice altceva. Te stresează. Îți spui iar și iar că trebuie să te organizezi. Dacă ai putea să organizezi aceste lucruri care să funcționeze astfel încât să fie la îndemână atunci când trebuie să le faci din nou… dar CUM?

Sună ca TU?

Ești un antreprenor solo și purtați toate pălăriile? Sau poate ești o afacere mai consolidată care încearcă să devii mai eficient. Oricum, există o modalitate de a-ți configura afacerea, astfel încât să poată prospera și să crească extraordinar.

Cel mai eficient instrument pentru dezvoltarea afacerii dvs. este procesul de reunire a diferitelor idei și dezvoltarea unui sistem care economisește timp, bani și stres.

Indiferent de cât de mari sau cât de mici, manualele de instruire sunt cheia productivității, creșterii și succesului. Ideea generală este „automaticitate”. Cu cât așezați mai mult pas cu pas, cu atât manualul este mai util.

Înțelege „De ce”

Există două motive generale pentru care ar putea fi implementat un manual de instruire:

1) Pentru a vă ajuta să vă desfășurați fără probleme sarcinile de zi cu zi

2) Pentru a vă ajuta afacerea să se dezvolte

Iată doar câteva exemple:

  • Sistem automat de instruire prin e-mail
  • Proceduri standard de operare
  • Cum să ghidați (comercializat pe site-ul dvs.)
  • Fișele postului angajaților

Există două avantaje principale ale unui manual de instruire:

  • Productivitate: Prin procesele de „clonare”, se economisește timp și energie pentru concentrarea pe clienți, scrierea de articole, marketing, predare, extindere etc.
  • Modele mentale: Toată lumea le are! Ceva pe care ai învățat în trecut te împiedică să înveți sau să înțelegi ceva nou. Dar când aveți un „sistem” pas cu pas, puteți să le ocoliți rapid și să vă îndreptați spre rezultatul dorit.

Timpul este totul

Având deja manuale în vigoare ușurează tranziția delegării în timpul extinderii. Sistemele pas cu pas sunt mai ușor duplicate, astfel încât să producă rezultate egale de fiecare dată. Pentru întreprinzătorul solo, acestea economisesc timp major.

Cele șapte semne de suferință:

  1. Lipsa de flux sau organizare
  2. Înalt deasupra capului
  3. O scădere a productivității
  4. Epuizarea angajaților sau rata de rotație crescută
  5. Incapacitatea de a-ți aminti cum să realizezi sarcini de succes
  6. Stagnarea sau scăderea vânzărilor
  7. Încetinirea numărului de clienți noi.

Secretul nespus

Bine, hai să nu tocam cuvintele aici. Uneori… de multe ori…

„Nu ești” chiar în cap!

Uneori, atunci când vă asumați o sarcină mare, indiferent de educație, experiență sau succesul anterior, există o deconectare între creier și inimă. Știi că trebuie să faci ceva. Te așezi să o faci și te confrunți cu infamul sindrom „ecran gol/minte goală”.

În inima ta, chiar vrei să faci asta. Dar capul tău spune că nu știi cum. Nu ești suficient de bun, nu trebuie să faci asta chiar acum, etc. Creierul tău și inima ta sunt pe două lungimi de undă diferite.

Dacă „nu ai” drept în cap, fă-ți dreptate… chiar acum!!!

Acest articol a încorporat utilizarea abilităților mentale în fiecare pas. O simplă expresie „declanșator” sau un cuvânt „acțiune” motivant, atunci când sunt combinate, pot îmbunătăți considerabil angajamentul și pot crește rata de creștere a unei afaceri.

Tommy Walker a stăpânit utilizarea abilităților mentale. El spune că trebuie să ai un „cadru care să îți permită să te concentrezi și să performați cel mai bine”. Perfecţionarea abilităţilor mentale este un fel de secret nespus pentru toate afacerile de succes. Nu sunt tangibile.

Ele sunt obținute prin disciplină în timp și continuă să crească pe măsură ce succesul tău crește. Urmăriți aceste secrete ascunse de-a lungul articolului și găsiți modalități de a implementa abilitățile mentale în afacerea dvs.

Realizarea manualelor de instruire pentru ucigași

Cele 5 W

Cunoaște-ți scopul specific sau propunerea de valoare. Pentru cine este acest ghid? Care este beneficiul? Când îl pot folosi? Unde o pot aplica? De ce este acest ghid atât de valoros?

Nu poți construi o casă fără fundație

Pune o fundație de bază. În funcție de scop, este posibil să doriți să adăugați sau să eliminați unele dintre aceste componente.

  • Pagina titlu

  • Cuprins

  • Introducere – Aici vă puteți indica „5 W”

  • Cum să utilizați ghidul – mai ales dacă conține material de referință încrucișată

  • Instrucțiuni pas cu pas

  • Sugestii de închidere și/sau de lectură suplimentare, dacă este cazul

  • Pagina de referință, dacă este cazul

  • Glosar

  • Index – de obicei pentru când încrucișați materialul de referință

Tipuri de manuale:

Vânătoare de comori versus cercetare

Puterea Sugestiei

La facultate, doar cuvântul „cercetare” m-a dezactivat. A fost o „deconectare” instantanee pentru creierul și inima mea. Într-o zi, când adunam informații, fiul meu a glumit despre „documentul meu de cercetare plictisitor”. Îmi amintesc că i-am spus: „Nu este cercetare, este o vânătoare de comori”.

Recent, a avut probleme cu o lucrare pe care o făcea la cursul de la facultate. Mi-a reamintit că, în loc să cerceteze, a plecat într-o „căutare de comori Google” pentru proiect și a ajuns să scoată un „A”.

Așa cum folosesc scriitorii pricepuți cuvinte de putere pentru a menține interesul cititorului, aceste cuvinte puternice pot fi folosite și în propria ta minte pentru a declanșa acțiuni.

Gândește-te o secundă. Ați prefera să căutați informații pentru cel mai nou sistem de antrenament al dvs. sau mai degrabă ați merge într-o „căutare de comori” pentru informații utile de care vor beneficia cititorii dvs.?

Ce vă conectează mai bine creierul și inima? Cercetare… sau vânătoare de comori?

Sfaturi ușoare de citire

Cu cât exersezi mai mult, cu atât devii mai priceput. Iată câteva trucuri pentru a vă ajuta:

  • Subtitluri, aldine și cursive
  • Cuvinte cheie: dacă subiectul dvs. este marketing prin e-mail, căutați cuvinte precum e-mail, @, aweber, server, îndemn, vânzări, reducere etc.
  • Indicii suplimentare: „De exemplu…”; ‘O alta…’; ‘…deoarece…’
  • Epifanii: Nimic nu este mai plăcut decât serendipitatea de a găsi întâmplător informații de care nici nu știai că ai nevoie. Fii atent la aceste mici cadouri plăcute.
  • Instrumente: Kippt, Evernote, IFTTTBuzunar, Acetexsau chiar marcaj vechi simplu și copiați, tăiați și lipiți.

Analizarea și organizarea versus conectarea punctelor

  • Expresie declanșatoare: în primul rând, dacă ideea de a analiza și organiza determină o „deconectare”, găsește o expresie de declanșare care să-ți atragă atât capul, cât și inima. De exemplu: „Conectarea punctelor; sau „Piecing the Puzzle”. Orice îți menține creierul și inima în aliniere, reușește-te și începe.
  • Cel mai probabil, veți avea o multitudine de informații împrăștiate în link-uri de marcaje, documente Word, cărți și note. Găsiți o modalitate de a le pune pe toate într-un singur loc, astfel încât să puteți începe să le puneți în ordine într-un mod care să aibă sens pentru cititorul dorit.

NOTĂ: Acesta este doar un exemplu despre cum să reuniți toate informațiile dvs. Aceasta nu este în niciun caz singura modalitate de a produce un „manual de instruire a ucigașului”. Utilizați acest exemplu pentru a activa declanșatoarele psihologice necesare pentru a explora și a produce manuale de instruire ucigașă în toate aspectele afacerii dvs.

Informații online

Am versiunea gratuită de Kippt cu extensia bookmarklet pentru browserul meu. Vă permite un singur folder. Deoarece lista mea obișnuită de marcaje din browser este plină în mod constant, îmi place să folosesc Kippt pentru proiecte.

  1. Citind, găsiți o postare relevantă cu informații pe care doriți să le includeți. Când găsiți o postare cu informații care vă plac sau ați putea lua în considerare utilizarea, faceți clic pe marcajul Kippt din marcajele browserului dvs. Apare o casetă care vă întreabă unde să salvați. Faceți clic pe „Inbox”. Acest lucru îl va salva în căsuța de e-mail Kippt, nu în căsuța de e-mail obișnuită. Apoi treceți mai departe și continuați să căutați informații mai relevante, repetând acest proces.
  2. Pe măsură ce cercetați (sau căutați comori) începeți să vă faceți o idee despre categoriile pe care doriți să le includeți în manual. Notați aceste categorii pe o bucată de hârtie (post-it, hârtie răzuită, Evernote etc.).
  3. După ce ați primit suficiente informații, intrați în căsuța de e-mail Kippt și parcurgeți toate linkurile salvate. Luați o decizie da sau nu pentru fiecare link. Pentru linkurile pe care sunteți sigur că doriți să le utilizați, puneți aceste link-uri în secțiunea de favorite a Kippt.
  4. Acum, secțiunea de favorite a folderului Kippt conține link-urile tuturor informațiilor pe care doriți să le includeți în manual.

Arta de a copia și lipi

Acesta este punctul în care puteți începe să vă concentrați cu adevărat asupra informațiilor specifice pe care doriți să le includeți în manual. În acest moment, ar trebui să aveți două documente deschise pe computer: Kippt Favorites și un document Word gol.

  1. Deschideți primul link pe care l-ați salvat în preferatele (Kippt).
  2. Copiați și inserați tot ce doriți să fie inclus în manualul dvs. din acel link în documentul Word gol.
  3. Când ați copiat și lipit totul din acel link special, accesați documentul Word.
  4. Rescrieți ceea ce ați copiat într-un mod care să aibă cel mai mult sens pentru dvs. sau lăsați-l așa cum l-ați găsit, asigurându-vă că, în orice mod, atribuiți credit bloggerului la care faceți referire.
  5. După ce ați terminat de combinat tot ceea ce ați adunat, treceți la al doilea link din secțiunea dvs. de favorite (Kippt).
  6. Repetați procesul menționat anterior utilizând același document Word. Nu vă faceți griji încă pentru organizare.
  7. Faceți acest lucru pentru fiecare link pe care îl aveți în secțiunea dvs. preferată (Kippt).

Informații pe hârtie: (cărți, note etc.)

Dacă aveți cărți, note și alte informații obținute din altă parte decât internetul, acum este momentul să transferați aceste informații în același loc cu informațiile anterioare.

  1. Deschideți același document Word care conține informațiile dvs. parafrazate din sursele dvs. online. Parafrazați informațiile pe care le-ați adunat din toate sursele de hârtie. Cu alte cuvinte, economisiți timp punând informațiile în propriile cuvinte, astfel încât niciun conținut să nu fie plagiat.
  2. Nu vă faceți griji încă pentru cronologie. Concentrați-vă doar pe obținerea informațiilor în același loc.

Copiere pe hârtie versus copie pe computer

În acest moment vă puteți imprima documentul Word cu toate informațiile pe care le-ați adunat.

Acum este timpul să începeți să descompuneți toate informațiile dvs. în fapte și pași. Nu uitați să rămâneți la ceea ce doriți ca cititorul să știe și ce doriți să facă.

Până acum, ar trebui să aveți o idee bună despre secțiuni. Definiți-vă secțiunile.

Exemplu: Categoriile pentru această postare au fost inițial: De ce Când Cum Cercetarea Colectarea informațiilor, Organizarea, Starea de spirit etc. Toate faptele au fost defalcate și puse într-una dintre aceste categorii.

Instrumente: contur, organizatori grafici (hărți mentale), foi de calcul, tabele, grafice etc.

Alegeți metoda de organizare pe care o preferați. Pentru mine, am harta minții, apoi fac o schiță în funcție de categoriile mele.

Scrierea versus explicarea

Încercați să scrieți în Voce activă.

  • Exemplu de voce activă: „Harry a scris articolul”. (da)
  • Exemplu de voce pasivă: „Articolul a fost scris de Harry”. (Nu)

Propoziții – Folosiți o terminologie clară, concisă și consecventă.

  • Exemplu: un manual de instruire poate fi denumit sistem de instruire, registru de lucru, modul de ghidare, sarcini de serviciu, sistem de instruire prin e-mail sau curriculum

Într-un efort de a menține clar și concis, cuvântul „manual de instruire” este folosit în mod constant în acest articol.

Capete și subcapituri – În organizarea originală a materialului dvs., aveți, fără îndoială, categorii în care v-ați aranjat conținutul. Luați aceste categorii și aranjați capete și subtitluri. Prin aceasta, vreau să spun să folosești expresii de declanșare și cuvinte puternice pentru a crea atrăgătoare titluri și subtitluri care motivează utilizatorul.

  • Exemplu: în organizarea inițială a acestui document, secțiunea de mai sus care vorbește despre momentul inițierii unui manual de instruire a fost inițial intitulată „când”. La atingerea acestui pas, a fost schimbat în „Timing is Everything”.

Dezvăluie carnea!

  • Cel mai probabil veți descoperi că ați adunat prea multe informații. Nu vă faceți griji! Folosiți-vă abilitățile de editare și decupați conținutul inutil și lăsați doar faptele necesare. E ca și cum ai mânca o bucată de carne. Tai grasimea si apoi consumi carnea. În acest caz, carnea (aka fapte) trebuie să fie clar definită.
  • Gratificare instantanee: combinați problema cu soluția. Cu alte cuvinte, nu prezenta o problemă și spune că vei vorbi despre asta mai târziu. Prezentați problema, urmând imediat soluția. Trăim într-o lume a mulțumirii instantanee. Spune-o și apoi dă-o.
  • Acesta este momentul în care folosiți cu adevărat abilitatea mentală de a intra în mintea cititorului. Pe măsură ce organizați pașii, vizualizați ce trebuie să facă cititorul în continuare
  • Spune-le ce să facă. Începeți fiecare pas cu un cuvânt „acțiune”. Un element cheie în marketing este crearea îndemnului perfect la acțiune. Este același cu fiecare pas. Cititorul nu va ști ce ar trebui să facă decât dacă îl chemați să o facă.
  • Gloanțe și numere: gloanțe și numere descompun pașii. Începeți fiecare (mai ales când vă referiți la ordinea cronologică) cu cuvântul dvs. „acțiune”.
  • Declanșatoare: cuvintele descriptive combinate cu cuvintele puternice îl ajută adesea pe cititor să rămână angajat și să-l pregătească mental pentru următorul pas. La fel ca în exemplul pentru „cercetare”. Găsirea unei fraze care declanșează motivația este cheia.

Exemplu: Sophie Lizard are un ghid de instruire despre cum să găsești joburi de scriere și interogări. Ea nu a pierdut timpul numindu-l „interogare” sau „aplicare pentru locuri de muncă”. Titlul ei este „Client Hunting”.

Nu știu despre tine, dar pentru mine, căutarea unui loc de muncă a fost întotdeauna obositoare. Titlul lui Sophie m-a constrâns să mă aflu cu anticipare și speranță.

  • Analogii și anecdote: Utilizarea analogiilor și anecdotelor sub formă de exemple și povești rapide oferă cititorului ceva tangibil cu care să relaționeze formarea. Acest lucru întărește valoarea antrenamentului.

Exemplu: În pasul 3, există o scurtă poveste despre cercetarea la facultate și despre cum, prin schimbarea termenului în „vânătoare de comori”, se schimbă sarcina de la plictisitoare la provocatoare.

  • Grafică – Asigurați-vă că toate imaginile afișate sunt pe aceeași pagină cu textul aferent. Luați în considerare și alinierea, astfel încât să se potrivească cu textul și să nu întrerupă fluxul.

Când scrierea este completă, restul manualului este destul de simplu. La sfârșitul acestei postări, există un tabel care ajută la completarea restului manualului.

2 bonusuri

Ghidurile de instruire sunt cheia productivității, creșterii și succesului. Secretul pentru a face ghiduri ucigașe începe – și se termină – prin alinierea creierului și a inimii.

Nu uita să te bazezi pe abilitățile tale mentale în efortul de a rămâne concentrat. Faceți acest lucru mai întâi, iar restul va curge natural și se va termina cu mai multe înscrieri, mai mulți clienți și o afacere înfloritoare.

Ca bonus, ți-am făcut un grafic care prezintă pași pentru realizarea manualelor de instruire și am inclus și un interviu foarte sincer cu Sophie Lizard și Tommy Walker. În ea, ei vorbesc despre propriile experiențe în compilarea sistemelor de formare. Ascultă cu atenție, vei găsi tot felul de mici indicii care indică „abilitățile mentale” puternic dezvoltate.

Acum ieșiți și produceți un manual de instruire minunat care vă catapultează afacerea la nivelul următor. Și te rog, trimite-mi un link către programul tău nou dezvoltat.

Echipa de Promovare UTOPIAN (@PromovareCuDavid ) ofera servicii de cresterea afacerilor, cresterea firmelor din Romania si nu numai prin realizarea de servicii la comanda, de la automatizari premium pentru procese repetitive, la crearea de siteuri web SI CRESTEREA LOR pe termen lung, ca sa ajungeti la cat mai multi oameni. Puteti folosi pagina noastra de SERVICII si pagina de CONTACT pentru detalii.

Lasa un comentariu