Utilizați tehnica RAFT pentru a sorta rapid e-mailurile


Pentru a vă gestiona căsuța de e-mail, aveți nevoie de dedicare. Ai nevoie de un plan. Ai nevoie acronime. Un astfel de acronim este RAFT, care te va ține literalmente pe linia de plutire în marea de e-mailuri pe care le primești în fiecare zi. Îl poți combina cu altele, cum ar fi LIFO și 4D pentru a-și maximiza beneficiile, dar mai întâi trebuie să știi ce să faci cu el singur.

Ce este managementul e-mailurilor RAFT?

RAFT înseamnă: Read, act, file, trash. Uşor! Cu acest sistem de management, vă faceți mai întâi timp pentru a citi un e-mail, apoi acționați în funcție de el oricum aveți nevoie (dacă trebuie) înainte fie de a-l depune undeva, fie de a-l șterge.

Asta este de fapt tot ceea ce este, dar funcționează pentru că vă cere să vă concentrați pe fiecare e-mail individual și să faceți imediat o evaluare, astfel încât să nu pierdeți nimic.

Profitați la maximum de RAFT

Pentru a maximiza beneficiile, ar trebui să combinați acest lucru cu un alt sistem sau două. De exemplu, combinați RAFT cu metoda LIFO – ultimul intrat, primul ieșit – care vă solicită să răspundeți la cele mai recente e-mailuri înaintea celor mai vechi. Dacă faceți acest lucru, veți acționa întotdeauna pentru cele mai urgente nevoi, în loc să vă jucați cu lucruri pe care le lăsați să scape. Dacă ceva din trecut este cu adevărat important, veți primi un e-mail de urmărire și apoi puteți RAFT. În caz contrar, rămâneți cu mesajele cele mai presante și recente și citiți-le, acționați în funcție de ele și apoi arhivați-le sau aruncați-le la gunoi.

Când vine vorba de rolul actoricesc, puteți apela la metoda de încredere 4D pentru a vă ajuta. Cele patru D sunt ștergeți, faceți, delegați sau amânați și se referă la cele patru lucruri pe care le puteți face cu orice e-mail. (Ștergerea aici este redundantă, deoarece „coșul de gunoi” face parte din RAFT, dar este bine să întărim ideea că e-mailurile inutile ar trebui să fi nuked.) Fie faceți ceea ce spune e-mailul sau delegați-l cuiva care poate, dar continuați procesul să se miște rapid. Dacă nu ajungeți să îl redirecționați către altcineva, ștergeți-l sau amânați (fișierul). Regula principală a RAFT este că trebuie să faci ceva cu fiecare mesaj.

În ceea ce privește componenta de depunere a RAFT, asigurați-vă că aveți un sistem de fișiere excelent în prealabil. Dacă utilizați Gmail, luați în considerare utilizarea etichetelor ca un sistem de arhivare mai organizat, pentru a face mai ușor accesibil tot ceea ce alegeți să arhivați. Puteți eticheta aceste mini-arhive în funcție de dată, de proiect sau de orice are sens pentru recuperarea dvs., dar fiți consecvenți în ceea ce privește, astfel încât să nu eliminați doar toate mesajele cu care vă ocupați într-un limb de e-mail.

Va invit sa cititi si articolele de mai jos pe langa acestea care sunt cele mai recente

Lasa un comentariu